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version 2023.10.01
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment le groupe de médecine familiale Jolibourg recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple, en personne, par téléphone ou via notre site Web.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
1 À propos de nous
Voici nos informations d’identification complètes :
Groupe de médecine familiale (GMF) Jolibourg
Situé au sein du Centre médical Jolibourg
1271 Boulevard Jolibourg Laval H7Y 1Z8 – suite 649
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel :
[email protected] en précisant que votre message est à l’intention de notre responsable de la protection des renseignements personnels, et celui-ci sera acheminé au responsable par la suite.
Ce cadre de politique de protection des renseignements personnels est préparé par
Langlois Avocat S.E.N.C.R.L. au bénéfice de la Fédération des médecins
omnipraticiens du Québec.
ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.
Au sein de notre groupe de médecine familiale nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Le responsable est le chef du GMF, soit actuellement Dre Audrey Forget
Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :
Partage des recommandations de la FMOQ sur la protection des renseignements personnels.
Formations du la protection des renseignements personnels.
2 Définitions importantes
Dans la Politique, on entend par :
« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
3 Comment allons-nous traiter vos Renseignements Personnels
Comment collectons-nous vos renseignements personnels
En personne, par téléphone, par télécopieur ou par courriel au moment de l’ouverture ou de la mise à jour de votre dossier.
Quels sont les renseignements personnels que nous collectons
A) Identifications du patient: nom, prénom, date de naissance, numéro d’assurance maladie et dans certains cas numéro de dossier du CISSS de Laval
b) Coordonnées du patient: Adresse, numéro de téléphone, adresse courriel (si vous le désirez)
c)Coordonnées de la pharmacie avec laquelle vous faites affaire
d) tous les éléments du dossier médical constitué au Centre médical Jolibourg. Par exemple: antécédents médicaux, notes de consultations, listes de médication, demande de renouvellement reçue de la pharmacie, formulaires préalablement complétés à la demande du patient. Note: inclus également la possibilité de photo lorsque pertinent, via une application sécurisée liée au DME autorisé.
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels
-Du patient ou un tiers autorisé (parent/tuteur)
-Via des télécopies de pharmacie, cliniques médicales ou établissements de santé (par exemple les notes de spécialistes qui suivent certains de nos patients pour certaines maladies ou note d’infirmière du CLSC qui suit conjointement un patient avec un intervenant du Centre médical Jolibourg)
-Du DSQ (Dossier santé Québec) pour les patients ayant consentis
-De la Régie d’assurance maladie du Québec
-De la CNESST, après autorisation du patient
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?
-Pour assurer un suivi médical approprié
-Pour pouvoir vous joindre en cas de besoin
-Pour des fins de facturation auprès de la RAMQ
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?
Sauf en situation d’urgence vitale, un intervenant du Centre médical Jolibourg a besoin d’’un numéro d’assurance maladie valide pour rendre un service. Sans numéro d’assurance maladie valide, un nom complet et une date de naissance sont exigés.
Si nous demandons un bilan ou un examen pour un patient, nous exigeons un mode de communication pour pouvoir communiquer avec le patient en cas de résultat anormal et assurer un suivi médical appropriée.
Nous privilégions un numéro de téléphone et une adresse courriel/postale valides afin de communiquer par téléphone en cas de résultat plus urgent et par courriel/poste en cas de résultat moins urgent.
Les coordonnées de la pharmacie du patient sont optionnelles mais nécessaires si le patient désire que l’on envoie une prescription directement à sa pharmacie.
Un professionnel de la santé a l’obligation déontologique de d’assurer des soins sécuritaires au meilleur de ses capacités. Si un patient refusait de communiquer des éléments de son dossier qui sont nécessaires à sa prise en charge adéquate (par exemple refus de communiquer des résultats de laboratoire requis pour le suivi d’une maladie requérant une prescription, ou refus que le médecin consulte les pharmacies avec lesquelles il fait affaire pour connaître les médications reçues) le médecin peut refuser de prescrire la médication. Dans les cas d’exception où cette situation se présenterait, le médecin est tenu de discuter avec le patient de l’information dont il a besoin, les raisons qui soutiennent cette décision et les conséquences de la situation.
Qui aura accès à vos renseignements personnels ?
Médecins de la clinique, professionnels du CISSS de Laval attitrés en GMF (infirmière, kinésiologue, nutritionniste, travailleuse sociale, pharmacien, inhalothérapeute, etc.)
Gestionnaires des professionnels GMF pour les données nominatives à des fin statistiques de performance des professionnels GMF seulement
Stagiaires et étudiants des professionnels nommées ci-haut.
Agents administratifs employés au Centre médical Jolibourg.
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?
Avec votre autorisation
*Notez que certaines de ces autorisations sont implicites si le patient accepte par exemple de faire une certaine investigation (par exemple un scan ou une consultation en spécialité). Dans ce cas nous concluons que le patient consent à ce que nous transmettions certaines données d’identifications et coordonnées pour lier le patient à la centrale de rendez-vous ou au CRDS.
Le ministère nous oblige dans le cadre du GMF à fournir à un orchestrateur de rendez-vous les rendez-vous octroyés avec des données nominales.
À des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions (cf. section 6)
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels
Durant un minimum de 5 ans
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels
L’adresse courriel des patients est souvent non sécurisée et comporte un risque de piratage donc si le patient se fait pirater son adresse courriel, le pirate peut avoir accès à l’information que nous transmettons par courriel (principalement les rappels de rendez-vous mais aussi parfois des requêtes et formulaires complétés à la demande du patient).
La multiplicité des différents plateformes informatiques actuelles fait en sorte que nous devons parfois télécharger sur nos ordinateurs de bureau des rapports et données du DME (dossier médical informatique) pour les joindre et les intégrer à d’autres systèmes (CNESST SAAQ, télédermatologie, consultation numérique, SIED).
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?
Le cadre GMF du ministère de la santé oblige tous les GMF à utiliser un logiciel de dossier médical électronique certifié par le MSSS.
Puisque le système de santé actuel repose encore principalement sur le format papier, les médecins reçoivent souvent des rapports et résultats dans ce format. Ceux-ci sont numérisés et détruits par la suite.
4 Quels produits technologiques utilisons-nous
Nom du logiciel
Nom du fournisseur
Utilités
Calendrier de mises à jour
Medesync Pomelo santé
Telus
Dossier médical électronique certifié et portail patient sécurisé
Orchestrateur de rendez-vous HUB
Pétal MD
Orchestrateur de rendez-vous obligatoire du MSSS
Pour plus d’information
https://www.petal-health.com/fr-ca/
Plateformes numériques gouvernementales
MSSS
DSQ, CNESST, SAFIR, SIED, PSV
Voir DGTI
[email protected]
5 Mesures de sécurité et risques inhérents
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.
6 Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions
6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.
Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.
6.2 Forces de l’ordre
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissons en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.
7 Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?
Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.
8 Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
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Ce cadre de politique de protection des renseignements personnels est préparé par Langlois Avocat S.E.N.C.R.L. au bénéfice de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec. 27 juin 2023
Adopté au Centre médical Jolibourg le 16 novembre 2023 à Laval
Dre Audrey Forget 17816
Chef GMF Jolibourg
Responsable de la protection des renseignements personnels au GMF Jolibourg.
Lundi au jeudi : 8h-20h
Vendredi : 8h-16h
Samedi dimanche : 8h30-14h30
Féries: 8h30-12h30
